Форматы бумаги и поля

Страница 1

Массовое производство приспособлений для хранения документов и работы с ними: папок, коробок, конвертов, канцелярского оборудования, а также различных механизмов, пишущих машин и т.д. потребовало упорядочения и унификации форма-тов1 бумаги.

Эта работа в нашей стране была успешно проведена еще в 1920-е годы, когда впервые была введена система взаимоувязанных производственных и потребительских форматов бумаг, в основу которых положены широко распространенные немецкие форматы DIN.

Стандартизация форматов бумаги ввела определенный порядок в ее производство, различных изделий из нее, канцелярских товаров, установила систему ограничения размеров бумаги для изготовления документов. В соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-60 “Бумага. Потребительские форматы" стандартные форматы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISO).

Для измерения форматов принята метрическая система мер Площадь основного формата АО (841мм Х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны. Форматы делятся на три основных ряда А, Б, В.

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики - ведомости, планы и т.д. оформляются на формате АЗ (297х420).

Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают. В Европе наиболее распространены немецкие форматы, а в США - североамериканские форматы бумаги, где основной формат - аналог А4 - равен размеру 21,59 см х 27,94 см (Letter 8 1/2 х 11 in.).

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее, мм: левое поле-20; верхнее поле - 15; правое поле - 10; нижнее поле - 20.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.

В соответствии со стандартом ИСО 3535-1977 “Формуляр-образец и конструкционная сетка" за рубежом применяются при оформлении документов следующие размеры полей: с левой стороны - 20 мм ± 10; верхнее поле - 10 мм ± 1,0 мм.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

наименование вида бланка;

дату поступления;

номер сопроводительного документа;

наименование предприятия-изготовителя;

серию и номера гербовых бланков. При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

наименование вида бланка;

количество экземпляров;

серию и номера бланков;

наименование структурного подразделения;

фамилию и инициалы должностного лица-получателя;

расписку в получении;

примечание (отметка об уничтожении и др.) Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

Правила оформления отдельных реквизитов документов

Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основная функция документа - сохранение информации. Но, кроме того, к документу “предъявляются” требования идентификации его автора, придания документу юридической силы, создания условий для использования (обработки, передачи, поиска, наведения справок и др.) документа в управленческом аппарате и в делопроизводстве.

Страницы: 1 2 3 4 5 6

Полезно знать:

Понятие, элементы и нормативные акты рынка ценных бумаг
В экономической литературе под рынком ценных бумаг понимается один из сегментов финансового рынка, то есть рынка, обеспечивающего распределение денежных средств между участниками экономических отношений. При этом «рынок ценных бумаг охватывает как кредитные отношения, так и отношения совладения, вы ...

Отчеты Правительства по исполнению бюджета
Положение об отчетах Правительства по исполнению бюджета закрепляется ч. 10 ст. 36 Федерального конституционного закона «О Правительстве Российской Федерации» Ежегодно не позднее 1 июня текущего года Правительство РФ представляет в Государственную Думу и Счетную палату РФ отчет об исполнении федера ...

Понятие и признаки хищения
Определение хищения на протяжении десятилетий оставалось одним из самых дискуссионных в науке уголовного права. В ней преобладало мнение, что непосредственное закрепление в уголовном законе понятия хищения положительно скажется на деятельности правоохранительных органов по борьбе с хищениями. В 199 ...

Принципы международного права

Принципы международного права

Особенностью системы современного международного права является наличие в ней комплекса основных принципов, обладающих высшей политической, моральной и юридической силой. Основные принципы международного права - это нормы международного права, которые в его системе занимают особое место вследствие присущих им особенностей.

Меню сайта

Copyright © 2019 - All Rights Reserved - www.restofunt.ru